Virtual Campus

Teamreflectie!

‘Je team in volle kracht na Corona!’

Het ergste van de Coronacrisis lijkt achter de rug en nu moeten we ons af durven vragen hoe het is gesteld met de teams die onder zware druk hebben gestaan. Het is niet de vraag óf de crisis zijn weerslag heeft op het welzijn en functioneren van teams en hun leidinggevenden. Het is eerder wanneer en hoeveel.

In het begin van de crisis ervaarde iedereen een grote saamhorigheid en kracht. Vol adrenaline werden bergen verzet. Door het grillige en lange verloop van de Coronacrisis, teerden mensen in op hun reserves. In deze overlevingsstand werden emoties, gevoelens, vermoeidheid, stress en overbelasting weggedrukt.

Zeker nu we weer opnieuw naar kantoor mogen is de vraag die organisaties stellen: Welke Individuele- en collectieve activiteiten moeten er (op afstand) georganiseerd worden om een goede samenwerking in de teams te bewerkstelligen?

Teamhechting

Het is bijna niet voor te stellen wat de impact is van corona op de opgekropte ervaringen, emoties en gevoelens van de medewerkers. Onmiskenbaar hebben we allemaal veel meegemaakt, verwerkt en geleerd. Doordat collega’s elkaar veel minder zagen en spraken, is de sociale connectie en de mentale belasting onder druk komen te staan.

Uit een Amerikaans onderzoek uit 2015 bleek dat mensen zonder emotionele steun hun stressniveau een 6.2 gaven op een schaal van 1 tot 10. Bij mensen die wel steun kregen was dit een 4.8. De laatste groep voelde zich ook 2 keer zo vaak in staat om hun leven in positieve zin te veranderen.

Na corona ligt er voor de teams en leidinggevenden een grote uitdaging om opnieuw invulling te geven aan teamontwikkeling. Dit start met teamreflectie op ervaringen en verwachtingen, zodat medewerkers met elkaar in staat zijn om daaraan een plek te geven.

Door de verschillen in verwerking en acceptatie te erkennen, ontstaat er ruimte om de relationele binding oftewel teamhechting te versterken. Dit is de belangrijkste voorspeller voor hoe een team na een crisis weer in de flow komt. Maar belangrijker nog… hoe herstellen we de werksfeer, teamspirit en onderling vertrouwen? Bij al deze aspecten speelt de sociale verbinding tussen collega’s een grote rol.

Teamreflectie is een aanpak om medewerkers op effectieve wijze te begeleiden na stressvolle situaties, zoals bijvoorbeeld extreme werkdruk, omgaan met continue veranderingen en natuurlijk impactvolle incidenten als de corona-uitbraak. De kern van teamreflectie is praten over emoties en gevoelens waarover in de dagelijkse praktijk van het werk niet zo snel wordt gesproken.

Wanneer teams kritisch reflecteren op de mate waarin ze hun doelstellingen realiseren; de onderlinge normen en waarden en de teamcultuur, dan opent dat de weg voor teamleren. Teamreflectie leidt dan tot leren, waarbij diepere inzichten over hoe het team functioneert de weg vrijmaken voor verbeterpunten en verbeteracties (Kayes & Burnett, 2006; Schippers, Den Hartog & Koopman, 2007).

Bewust toepassen van teamreflectie draagt aantoonbaar bij aan het creëren van een sterke teamgeest en een harmonieuze passie (taken die overeenstemmen met ons innerlijk). Door elkaar positief te motiveren om de juiste stappen en maatregelen te nemen, herstellen ze samen van de impact die de situatie op de teamleden heeft.

Maar hoe vergroot je die emotionele steun? Hoe pak je dat zorgvuldig aan en wat doe je met hetgeen er naar voren komt? Als leidinggevende wil je je team juist nu goed kunnen begeleiden en coachen in het verwerkingsproces, zodat iedereen weer fit en met plezier het werk kan oppakken. Dit vraagt om een zoektocht met teams en hun leidinggevenden naar de juiste aanpak om gesterkt verder te kunnen.

Leren van de Koninklijke Marine

Onze inspiratie t.a.v. Teamreflectie ontlenen we uit de debriefing-aanpakken van de Koninklijke Marine. Na gevechtssituaties, incidenten of missies besteedt men altijd aandacht aan de gevolgen van zo’n extreem stressvolle moment of periode. Het uitgangspunt is dat men leert om bewust tijd te nemen om ervaringen en emoties te delen, en uitleg te krijgen over wat (langdurige) stress met je doet.

In de basis zijn er 3 niveaus te herkennen:

  1. Na een stressvolle situatie volgt een zogenaamde hot-dedrief. Deze is taakgericht, want deelnemers staan nog stijf van de stress en zitten vol van adrenaline. In deze debrief staat de evaluatie van de taak en niet het gevoel centraal.
  2. Debrief na een adaptatie periode (na crisis of missie). Teamreflectie staat in het teken van mensgerichtheid. Hier worden impactvolle ervaringen, dilemma’s en onuitgesproken emoties uitgesproken. De behoefte en aanpak die het team nodig wordt vastgelegd. Dit versterkt de verbinding en de collectieve draagkracht
  3. Buddy-systeem t.b.v. langdurige zorg voor collega’s: in veiligheid van de professionele omgeving met elkaar het goede gesprek aangaan, en het verwerken en ondersteunen van emoties en gevoelens.

Uitgangspunt is: hoe stressvoller de situatie des te meer er een scheiding plaatsvindt op taak- (ratio) en mensgerichtheid (emotie). Staan de militairen nog stijf van de stress en vol van adrenaline is het devies …… nooit over gevoel praten.

Veilig samenwerkingsklimaat

Teamreflectie is een bewezen leerinterventie die zorgt voor acceptatie, begrip, steun en geeft tevens handvatten om als team op een goede manier met de ontstane situatie om te gaan. Ook onze buddy-aanpak vindt hier zijn oorsprong. Na een impactvolle periode is praten, luisteren, vragen en reflectie de uitkomst naar een veilig samenwerkingsklimaat binnen het team en draagt bij om medewerkers duurzaam inzetbaar te houden.

Leidinggevenden moeten ofwel een redelijke hoeveelheid tijd investeren in aandacht voor gevoelens en angsten; ofwel ze verspillen een onredelijke hoeveelheid tijd aan pogingen om ineffectief en onproductief gedrag te managen.

 

Bekijk hier onze training Teamreflectie

Maak je team Agile door Acton Learning? Doe de test!