Privacy Statement

Privacy Statement – AVG/GDPR

VolleKR8 gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring geldt voor onze websites en voor onze dienstverlening op het gebied van:

• interim-management en interim-bemiddeling;
• leiderschaps- en organisatieontwikkeling;
• opleidingen, trainingen en coaching;
• events, netwerken en kennisdeling;
• de VolleKR8 Learning Campus en andere online leeromgevingen van VolleKR8.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke is:

Vollekr8 Organisatieadviesbureau b.v. handelend onder de namen VolleKR8 
KvK-nummer: 89169131
E-mail: info@vollekr8.nl
Telefoon: +31 (0)85 047 95 30

In deze verklaring gebruiken wij verder de namen VolleKR8, wij, ons en onze.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van uw contact met VolleKR8.

Websitebezoekers en contactaanvragen

Wij kunnen de volgende gegevens verwerken:

• naam en contactgegevens;
• organisatie en functie;
• inhoud van uw vraag of aanvraag;
• voorkeur voor een contactmoment;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie en websitegebruik;
• cookievoorkeuren.

Opdrachtgevers en zakelijke relaties

Wij kunnen verwerken:

• naam, functie en zakelijke contactgegevens;
• organisatie- en factuurgegevens;
• informatie over het organisatie- of leiderschapsvraagstuk;
• correspondentie en gespreksnotities;
• offertes, overeenkomsten en opdrachtgegevens;
• evaluaties en informatie over de voortgang van een opdracht.

Interim-professionals en kandidaten

Wanneer u zich aanmeldt als interim-professional of reageert op een interim-opgave, kunnen wij verwerken:

• naam en contactgegevens;
• woonplaats, regio en reisbereidheid;
• LinkedIn-profiel en curriculum vitae;
• opleiding, werkervaring en expertise;
• markt- en sectorervaring;
• leiderschaps- en opdrachtprofiel;
• beschikbaarheid en gewenste inzet;
• indicatief tarief;
• motivatie en toelichting op relevante ervaring;
• referenties, uitsluitend na afstemming met u;
• gespreksnotities en professionele beoordelingen;
• informatie over voorgestelde, lopende en afgeronde opdrachten.

Wij vragen bij een eerste inschrijving niet om een BSN, bankgegevens of kopie van een identiteitsbewijs. Deze gegevens worden alleen gevraagd wanneer dit later noodzakelijk is voor een overeenkomst of wettelijke verplichting.

Deelnemers aan opleidingen, trainingen en coaching

Wij kunnen verwerken:

• naam, adres en contactgegevens;
• geboortedatum, uitsluitend wanneer noodzakelijk voor certificering of registratie;
• werkgever, functie en werkervaring;
• inschrijvings- en betalingsgegevens;
• aanwezigheid, voortgang en resultaten;
• opdrachten, assessments en beoordelingen;
• behaalde certificaten en registergegevens;
• feedback en evaluaties;
• communicatie met trainers, coaches en de deelnemersadministratie;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor accreditatie of examinering.

In persoonlijke opdrachten kunnen gegevens over uw werkzaamheden en organisatie voorkomen. Wij vragen deelnemers daarbij zo min mogelijk persoonsgegevens van anderen te gebruiken.

Bijzondere persoonsgegevens

Gegevens over bijvoorbeeld een dieet, allergie, toegankelijkheidsbehoefte of gezondheid verwerken wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor uw veilige deelname en u deze gegevens vrijwillig verstrekt.

Wij vragen u geen andere bijzondere persoonsgegevens te delen, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk is afgesproken en noodzakelijk is.

Events en De Verankeraars

Bij inschrijving voor events of het netwerk kunnen wij verwerken:

• naam en contactgegevens;
• organisatie en functie;
• expertise en professionele interesses;
• gekozen bijeenkomsten en voorkeuren;
• betalingsgegevens wanneer voor een bijeenkomst een bijdrage wordt gevraagd;
• foto’s of beeldmateriaal, uitsluitend volgens de vooraf gecommuniceerde afspraken.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer om:

• vragen en contactverzoeken te beantwoorden;
• offertes en overeenkomsten op te stellen en uit te voeren;
• leiderschaps- en organisatievraagstukken te onderzoeken;
• interim-professionals te beoordelen en te matchen;
• kandidaten te benaderen voor passende interim-opgaven;
• profielen na toestemming voor te leggen aan opdrachtgevers;
• interim-opdrachten te begeleiden en evalueren;
• opleidingen, trainingen, coaching en assessments te verzorgen;
• voortgang, resultaten en certificering te registreren;
• aan accreditatie- en kwaliteitseisen te voldoen;
• toegang te bieden tot online leeromgevingen;
• events en netwerkbijeenkomsten te organiseren;
• betalingen en administratie af te handelen;
• klachten en geschillen te behandelen;
• onze dienstverlening en website te verbeteren;
• nieuwsbrieven en marketingcommunicatie te verzenden wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

VolleKR8 verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

• uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld bij een opleiding of opdracht;
• voorbereiding van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer u reageert op een interim-opgave;
• een wettelijke verplichting, zoals fiscale administratie;
• een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld relatiebeheer, beveiliging en verbetering van onze dienstverlening;
• uw toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, opname in een talentpool, marketingcookies of publicatie van een testimonial.

U kunt toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór die intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden. De AVG vereist dat organisaties duidelijk informeren over onder meer doeleinden, grondslagen, ontvangers, bewaartermijnen en privacyrechten.

5. Interim-bemiddeling en matching

Aanmelding als interim-professional

Wanneer u uw profiel bij VolleKR8 achterlaat, beoordelen wij of uw ervaring, expertise en leiderschapsstijl aansluiten bij de opgaven waarop wij ons richten.

Een inschrijving geeft geen garantie op een opdracht.

Voorstellen aan een opdrachtgever

Wij delen uw cv of profiel niet zonder u vooraf te informeren over de betreffende organisatie en opdracht.

Uw gegevens worden pas aan een potentiële opdrachtgever verstrekt nadat u heeft aangegeven dat u voor die specifieke mogelijkheid wilt worden voorgesteld. De opdrachtgever mag uw gegevens alleen gebruiken voor de betreffende selectie- en opdrachtprocedure.

Talentpool

Wilt u ook voor toekomstige opgaven in beeld blijven, dan vragen wij hiervoor afzonderlijk toestemming. U kunt deze toestemming op ieder moment intrekken.

Gegevens uit openbare bronnen

Soms komen wij met een professional in contact via LinkedIn, een openbare professionele bron of een persoonlijke introductie. Bij ons eerste contact informeren wij u over de bron en het doel waarvoor wij uw gegevens gebruiken.

Menselijke beoordeling

VolleKR8 neemt geen besluiten over interim-professionals uitsluitend op basis van automatische selectie of profilering. De beoordeling en matching worden altijd door een persoon uitgevoerd.

6. Opleidingen, certificering en online leren

Wij gebruiken deelnemersgegevens voor de organisatie en uitvoering van opleidingen, trainingen, coaching en certificering.

Dit kan onder meer inhouden:

• verwerken van inschrijvingen;
• toegang geven tot de online leeromgeving;
• registreren van deelname en voortgang;
• beoordelen van opdrachten;
• verstrekken van certificaten;
• opnemen in een relevant register;
• uitvoeren van kwaliteits- en accreditatiecontroles.

Wanneer een werkgever de opleiding betaalt, verstrekken wij alleen informatie aan die werkgever wanneer dit vooraf is afgesproken en de deelnemer hierover is geïnformeerd. Inhoudelijke persoonlijke informatie uit coaching, reflecties of opdrachten delen wij niet zonder een passende grondslag.

Externe trainers, coaches, beoordelaars en examenbureaus krijgen alleen toegang tot de gegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.

7. Nieuwsbrieven en marketing

Wij voegen uw e-mailadres alleen toe aan een nieuwsbrief of marketinglijst wanneer u daarvoor toestemming geeft of wanneer wij daarvoor een andere geldige grondslag hebben.

Iedere commerciële e-mail bevat een afmeldmogelijkheid. U kunt uw voorkeuren ook aanpassen door contact op te nemen via info@vollekr8.nl.

• Toestemming voor nieuwsbrieven staat los van:
• deelname aan een opleiding;
• inschrijving als interim-professional;
• opname in een talentpool;
• deelname aan De Verankeraars.

8. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, zoals:

• trainers, coaches, docenten en beoordelaars;
• examen- en accreditatieorganisaties;
• aanbieders van online leeromgevingen;
• hosting-, CRM-, e-mail- en cloudleveranciers;
• betaal- en administratiedienstverleners;
• locaties en cateraars, voor zover noodzakelijk;
• distributeurs van boeken of leermiddelen;
• potentiële opdrachtgevers, uitsluitend na afstemming met de interim-professional;
• juridische, fiscale of andere professionele adviseurs;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die namens VolleKR8 persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Sommige leveranciers, bijvoorbeeld voor cloud-, analyse- of marketingdiensten, kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval gebruiken wij alleen leveranciers en waarborgen die volgens de AVG zijn toegestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Persoonsgegevens mogen alleen buiten de EER worden doorgegeven wanneer een passend beschermingsniveau is geregeld.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Interim-professionals

• Reactie op een concrete opdracht: uiterlijk vier weken na afronding van de procedure.
• Met afzonderlijke toestemming voor toekomstige opgaven: maximaal twaalf maanden.
• Na twaalf maanden vragen wij waar nodig opnieuw toestemming.
• Contractuele en financiële gegevens van geplaatste professionals: zolang noodzakelijk voor de opdracht en wettelijke administratie.

Een bewaartermijn van vier weken na een selectieprocedure en maximaal één jaar met toestemming wordt ook door de Rijksoverheid toegepast bij sollicitatiegegevens.

Opleidingen en certificering

• Inschrijvings- en deelnemersgegevens: gedurende het programma en daarna zolang noodzakelijk voor administratie, kwaliteit, klachtenafhandeling en accreditatie.
• Leerproducten en beoordelingen: in beginsel maximaal zes jaar na afronding, tenzij een accreditatie- of wettelijke verplichting een andere termijn vereist.
• Certificaat- en registergegevens: zolang noodzakelijk om afgegeven certificaten of registraties te kunnen controleren.
• Niet-noodzakelijke persoonlijke opdrachten worden eerder verwijderd.

Financiële administratie

Facturen en gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie bewaren wij in beginsel zeven jaar. De fiscale bewaarplicht betekent niet dat wij ook alle bijbehorende cv’s, leerproducten of persoonlijke correspondentie zeven jaar bewaren.

Nieuwsbrieven

Wij bewaren uw gegevens totdat u zich afmeldt of totdat blijkt dat het e-mailadres niet meer wordt gebruikt.

Contactverzoeken en events

Wij bewaren deze gegevens zolang dat nodig is voor beantwoording, organisatie en opvolging en verwijderen ze daarna, tenzij de gegevens onderdeel zijn geworden van een klantrelatie of administratie.

11. Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken.

Voor analytische, voorkeur- en marketingcookies vragen wij waar nodig vooraf toestemming via de cookiebanner. Niet-noodzakelijke cookies worden niet geplaatst voordat u een keuze heeft gemaakt.

U kunt uw cookievoorkeuren altijd wijzigen of intrekken. Weigeren moet even eenvoudig zijn als accepteren; de Autoriteit Persoonsgegevens verlangt dat toestemming vrij, duidelijk en zonder misleidende inrichting wordt gevraagd.

De actuele cookies, leveranciers, doelen en bewaartermijnen staan in onze cookie-instellingen.

12. Beveiliging

VolleKR8 neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongewenste wijziging;
• onrechtmatige verstrekking;
• vernietiging of misbruik.

Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers en ingeschakelde professionals die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. Zij zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.

Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen nemen, kan geen enkel digitaal systeem absolute veiligheid garanderen.

13. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling;
• verwijdering;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van toestemming;
• informatie over de verwerking.

U kunt een verzoek sturen naar info@vollekr8.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek omvangrijk of complex is, kunnen wij meer tijd nodig hebben; wij informeren u daar dan binnen die eerste maand over.

Sommige gegevens kunnen wij niet direct verwijderen, bijvoorbeeld wanneer wij deze vanwege een wettelijke verplichting of lopend geschil moeten bewaren.

14. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via: info@vollekr8.nl

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Minderjarigen

Onze dienstverlening is in beginsel gericht op volwassenen. Bent u jonger dan zestien jaar, dan mag u alleen persoonsgegevens aan ons verstrekken met toestemming of onder begeleiding van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

16. Externe websites

Onze website kan links bevatten naar websites van andere organisaties. VolleKR8 is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze organisaties persoonsgegevens verwerken.

Lees daarom ook de privacyverklaring van de betreffende website.

17. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving veranderen.

De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bovenaan vermelden wij de datum van de laatste wijziging.

18. Wijzigingen in het Privacy Statement

VOLLEKR8 heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) in formele zin. Uw gegevens worden door VOLLEKR8 zorgvuldig beheerd. Mocht dit niet het geval zijn, of heeft u andere vragen betreffende uw privacy, neem dan schriftelijk contact met ons op:  VOLLEKR8 t.a.v. J.W.M. Grob MBA via email: info@vollekr8.nl

U kunt ook contact opnemen met Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ, Den Haag. Verdere informatie treft u aan op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

VOLLEKR8 behoudt zich het recht voor dit Privacy Statement aan te passen. Elke aanpassing zal op deze pagina van de Website bekend worden gemaakt. VOLLEKR8 adviseert Opdrachtgevers, Klanten, Bezoekers, Deelnemers en Gebruikers dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er aanpassingen zijn doorgevoerd. Deze versie is van 3 augustus 2026.