Learning Sprints in Action

Jos Grob is de bedenker van het Smart Action Learning Sprints© en uitvoerend directeur van VolleKR8 | Hét Action Learning Instituut.

Jos heeft leiders en coaches over de hele wereld geadviseerd en getraind om hen te helpen bij het navigeren door ingrijpende veranderingen, het ontwikkelen van innovatiecapaciteiten en het stimuleren van continue verbetering door actiegericht leren.

Een Smart Action Learning Sprint is een adaptief proces in vier fasen om ergens echt goed in te worden. Het kan maanden van leren comprimeren in slechts een paar dagen. Vaak wordt het in vijf dagen gedaan, maar het kan ook in een middag, of in meerdere weken.

Visualiseer Action Learning

Een veelgestelde vraag van deelnemers aan onze programma’s of evenementen is of het mogelijk is om Action Learning te visualiseren. Dit blijkt noodzakelijk om een beter inzicht te krijgen in de stappen of fases van teamontwikkeling, probleemoplossing en samenwerking.

Dit artikel heb ik geschreven na een jarenlange studie van de verschillende leer- en verandermethodes. Deze variëren van Design Thinking, Agile, Deep Democracy, Scrum en Lean. Deze methodes lijken hun oorsprong te kennen uit Action Learning, maar kenmerken zich allemaal door het faciliteren in verschillende contexten (productie, ICT, zorg, etc.) van Learning Sprints in Action.

Action Learning is een methode die rond 1950 is ontwikkeld door prof. Reg Revans en prof. Chris Argyris. Zij wilden een antwoord geven op de steeds sneller opvolgende veranderingen, complexiteit van de problemen, de uitdaging meer te doen met minder en antwoord te geven op de complexiteit van slimmer organiseren. Het uitgangspunt van Action Learning is dat leren en werken gelijk opgaat, zodat kennis direct toepasbaar is.

Hoe dit te doen? Met Learning Sprints in Action oftewel een Smart Action Learning Sprint. Een krachtige en creatieve aanpak om teams te helpen hun praktijk voortdurend te verbeteren en sneller oplossingen, diensten en producten te innoveren.

Een Smart Action Learning Sprint is een krachtig en eenvoudig proces om teams te coachen en te begeleiden hun praktijk voortdurend te verbeteren. Een Action Learning Sprint heeft een vooraf vastgestelde time-box waarbinnen een bepaald onderdeel of project afgerond moet zijn. Er zijn eigenlijk maar twee delen van een Action Learning Sprint. Het eerste gaat over de mate van teamleren, daarna volgt de versnelling (een sprint).

Laten we eens nadenken over de tijd die we nemen om te leren in teams. Vaak is er onvoldoende tijd om met collega’s samen te komen om effectieve discussies en dialogen te voeren over wat er écht aan de orde is. Door meer tijd te nemen voor beeldvorming en acceptatie ontstaat een hogere mate van betrokkenheid en worden de beste ideeën gedeeld over hoe je het leren met elkaar kunt verbeteren.

Maar het heeft niet veel zin als teams proberen beter te worden door alleen over de praktijk te praten. Ze moeten ook proberen iets te doen, en dat brengt ons bij de Action Learning Sprint.

Nogmaals, Action Learning Sprints gaan over teamleren gevolgd door doelbewuste actie in de Sprint. Door cycli van teamleren en actie te ondernemen verbeteren we voortdurend onze beroepspraktijk.

Maar hoe implementeren we Action Learning Sprints in een hectische en dynamische werkomgeving? De meeste teams werken aan vier fasen van implementatie. Een raamwerk van:

  • Verkennen
  • Experimenteren
  • Uitbreiden
  • Verankeren

Sleutel tot een goede implementatie

De sleutel tot een goede implementatie is om niet te snel door de fasen te gaan. Om de belangrijkste acties binnen elk van deze vier fasen te doen, en niet over te gaan naar de volgende fase totdat je als team echt de belangrijkste beslissing hebt genomen.

Verkennen

Tijdens de verkennende fase spelen teams gewoon met de Smart Action Learning Sprint-methode. Het belangrijkste doel is om het proces te leren kennen en te overwegen of het relevant en nuttig kan zijn in de context van jouw organisatie of team. De verkenningsfase gaat over het verminderen van de druk, verkennen, reflecteren en spelen met het werk. Overhaast deze fase dus niet en wees creatief met de hulpmiddelen die beschikbaar zijn.

Experimenteren

Tijdens de experimenteerfase is het de bedoeling om enkele prototype Smart Action Learning Sprints uit te voeren met slechts enkele medewerkers of één of twee teams. Dit om eerst met elkaar te leren over het proces, hoe de sprint in jouw context kan werken en hierop te reflecteren.

Tijdens de experimenteerfase, die een paar weken tot een paar maanden kan duren, kun je gefaciliteerd door b.v. een teamcoach allerlei experimenten doen, maar probeer het in ieder geval klein en beheersbaar te maken en te houden.

Het hoofddoel van de experimenteerfase is om aan het eind ten minste één succesvolle Action Learning Sprint te hebben gedraaid met ten minste één team. Dat is het. Hierbij is het cruciaal om te bewijzen dat het echt werkt in het team, voordat we de Sprints gaan uitbreiden naar andere teams.

Uitbreiden

Tijdens de uitbreidingsfase maken meer teams de action Learning Sprints tot een logisch onderdeel van hun professioneel leren en samenwerken maken. Het leiderschap de aanpak promoten en de agenda communiceren, terwijl dit tijdens de experimentele fase vaak stil werd gehouden. Dit om niet te snel een grote verandering aan te kondigen, waarbij een onbedoelde weerstand ontstaat. Nu is het juist de tijd voor de leiding om uit te gaan leggen dat de Action Learning Sprints worden uitgebreid.

Tijdens de uitbreidingsfase moet men bereid zijn na te denken over de agenda voor samenwerking tussen medewerkers, teams en mate van professioneel leren. Verwacht niet dat mensen automatisch gemotiveerd zijn om Action Learning Sprints te doen rond de andere taken, werkeisen en verplichtingen die ze al hebben. Tijd vrijmaken is ook hier een succes bepalende factor. Aan het eind van de uitbreidingsfase moet het duidelijk zijn dat deze krachtige methodiek echt effect begint te krijgen, en dat men bereid is om dit in de organisatie te verankeren.

Verankeren

Het verankeren gaat dus over het inbedden van Smart Action Learning Sprints als een organisatorische routine. Vaak worden er werkwijzen, methoden en middelen in een organisatie geïntroduceerd, worden een tijdje uitgeprobeerd en soms verspreiden zich zelfs een beetje. Maar al te vaak vervliegen ze na verloop van tijd. Dus voorkom dat Smart Action Learning Sprints mettertijd verdwijnen, door te helpen de inbeddingsfase van de Action Learning Sprints te integreren. Pas dan leidt dit tot het nieuwe normaal.

Tijdens deze fase is het belangrijk om te overwegen hoe Smart Action Learning Sprints aansluit bij de prioriteiten en agenda voor continue verbetering. Wat is de opdracht en zijn de uitdagingen en resultaten van de organisatie en teams? In welke vorm van professioneel leren, groei en duurzame inzetbaarheid van medewerkers wordt geïnvesteerd? Zorg ervoor dat Action Learning Sprints daadwerkelijk ingebed worden in het teamplan en de agenda voor verandering.

Laatste tips

In elk van de bovengenoemde fasen moeten belangrijke acties en beslissingen worden genomen. Overhaast deze niet. Besteed voldoende tijd aan elke fase, leermoment, reflectie en geniet van de kleine stapjes die er bereikt worden.

Veel succes en plezier bij het implementeren van Smart Action Learning Sprints. O ja, visueel? Hieronder één van de visuals/templates van de Learning Sprints in Action.

Jos Grob MBA

 

 

 

 

 

 

 

Action Learning Teamcoach worden?

Wil jij ook leren hoe je als Action Learning Teamcoach organisaties en teams kunt faciliteren met de Action Learning Sprints? Schrijf je dan in voor onderstaande training

Certified Action Learning Teamcoach